Macam-macam Alat Kantor dan Perlengkapan Kantor yang Penting

Apa saja macam-macam alat kantor? Apakah Anda berencana mendirikan sebuah kantor? Berbagai usaha membutuhkan kantor untuk melakukan aktivitas-aktivitas pengelolaan usaha. Kantor ini bisa berukuran kecil hingga besar dengan peralatan yang lengkap di dalamnya.

Nah, untuk membangun sebuah kantor, siapkanlah sebuah ruangan atau sebuah bangunan yang khusus digunakan sebagai kantor. Selanjutnya, lengkapi kantor baru ini dengan macam-macam alat kantor dan perlengkapan kantor untuk mendukung operasional kantor.

Peralatan Kantor

Ada banyak pilihan peralatan untuk operasional perkantoran. Untuk itu, berikut disajikan referensi peralatan standar yang dibutuhkan untuk operasional sebuah kantor.

1. Komputer

Komputer telah menjadi peralatan yang wajib dimiliki oleh perkantoran di era modern ini. Komputer menggantikan penggunaan mesin tik untuk membuat surat-surat, membuat desain sederhana seperti kartu nama, brosur, dan pamflet, untuk pengolahan data karyawan, serta pengolahan data keuangan.

2. Printer

Printer akan melengkapi fungsi komputer dalam sebuah kantor. Printer digunakan untuk mencetak dokumen dan juga foto. Untuk kantor skala kecil dan menengah, saat ini sudah tersedia printer multifungsi. Printer ini tak hanya mampu mencetak saja tetapi juga untuk melakukan scanning dan menggandakan dokumen.

Printer multifungsi ini cocok dipakai di kantor-kantor kecil dan menengah karena harganya yang ekonomis. Selain itu, fungsinya yang lengkap untuk aktivitas perkantoran yang tidak terlalu padat.

3. Modem dan Jaringan Internet

Perkembangan berbagai usaha saat ini tak bisa dilepaskan dari internet. Internet bisa digunakan untuk melakukan promosi, berkomunikasi dengan relasi bisnis dan juga untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan bagi pengembangan usaha. Sebuah kantor yang ingin terkoneksi dengan internet tentunya membutuh sebuah peralatan yang disebut modem dan juga jaringan internet.

4. Peralatan Kearsipan

Alat kantor untuk kearsipan sangat dibutuhkan untuk menyimpan berbagai dokumen yang berkaitan dengan aktivitas usaha dan kepegawaian. Peralatan kearsipan dirancang secara khusus sehingga dokumen yang disimpan di dalamnya mudah ditemukan kembali, aman dan tertata rapi.

Peralatan kearsipan ini tersedia dalam berbagai jenis mulai dari yang sederhana hingga peralatan kearsipan yang kompleks. Perkantoran kecil dan menengah dengan arsip yang tidak terlampau banyak cukup menggunakan peralatan yang sederhana.

Sementara itu, perkantoran besar tentunya membutuhkan peralatan kearsipan yang kompleks dan memiliki daya tampung besar. Berikut ini beberapa peralatan untuk kearsipan dimulai dari peralatan yang sederhana.

• Ordner

Peralatan untuk menyimpan arsip ini berbentuk map berukuran besar. Bagian punggung map lebarnya sekitar 5 cm. Di bagian dalam ordner ini terdapat besi untuk menjepit arsip. Arsip yang hendak disimpan dalam ordner ini harus dilubangi terlebih dahulu di salah satu sisinya dengan menggunakan alat yang disebut perforator.

Ordner ini bisa diletakkan berjajar di rak lemari ataupun di atas meja. Ordner memiliki beragam warna yang bisa dipakai untuk mengidentifikasinya. Selain itu, keterangan mengenai isi ordner bisa juga dituliskan di bagian punggungnya.

• Filling Cabinet

Peralatan ini berbentuk sebuah lemari yang memiliki laci mulai dari satu laci hingga enam lagi. Masing-masing laci paling tidak bisa menampung 5 ribu lembar arsip yang disusun secara tegak lurus berderet ke arah belakang. Filling cabinet tak hanya memudahkan penyimpanan arsip, tetapi juga memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan.

• Rotary Filling System

Alat kantor ini berfungsi seperti filling cabinet hanya saja susunan rak dibuat melingkar dan terdiri dari beberapa tingkatan. Arsip-arsip disimpan dalam ordner lantas disusun melingkar pada rak-rak rotary filling system. Untuk menemukan arsip, para penggunanya cukup memutar peralatan ini.

• Lemari arsip

Lemari arsip adaah lemari yang secara khusus dirancang untuk penyimpanan arsip. Lemari ini terdiri dari rak-rak dengan daun pintu bisa berupa kaca. Di dalam rak-rak inilah arsip-arsip yang sudah dimasukkan ke dalam ordner atau map bisa disusun dengan rapi.

• Alat penyimpanan khusus

Seiring perkembangan teknologi, arsip tidak harus berbentuk kertas. Data bisa disimpan tanpa harus mencetaknya terlebih dahulu pada kertas. Untuk menyimpan data seperti ini digunakan peralatan seperti flash disk, keping CD/DVD, kaset dan beberapa media penyimpanan sejenis lainnya.

5. Telepon

Walaupun sudah menggunakan internet untuk berkomunikasi, tetapi kehadiran telepon masih diperlukan pada sebuah kantor. Kantor skala menengah dan skala besar biasanya menggunakan telepon dengan penghubung kabel sebagai alat komunikasi permanen. Sementara itu, untuk kantor skala kecil, telepon genggam sudah cukup digunakan untuk membantu operasional usaha.

6. Meja dan kursi

Di perkantoran tentu membutuhkan meja dan kursi. Meja dan kursi ini digunakan untuk kegiatan operasional karyawan dan juga untuk menjamu rekan bisnis atau konsumen. Tentunya meja dan kursi untuk dua keperluan ini memiliki perbedaan. Meja dan kursi untuk menjamu rekan bisnis dan konsumen umumnya jenis meja dan kursi tamu.

Perlengkapan Kantor

Selain mempersiapkan berbagai alat kantor, lengkapi pula peralatan tersebut dengan beberapa perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk operasional usaha. Perlengkapan kantor ini adalah berbagai barang yang cepat habis, berukuran kecil, dan sering digunakan dalam operasional usaha. Berikut ini beberapa perlengkapan penting untuk perkantoran.

1. Kertas

Kertas dibutuhkan untuk kegiatan surat menyurat. Kertas diperlukan untuk mencetak dokumen dengan menggunakan printer. Kertas juga dibutuhkan untuk membuat brosur, pamflet, dan media promosi sejenis lainnya.

2. Pulpen

Meskipun sudah menggunakan komputer, pulpen tetap diperlukan dalam aktivitas usaha. Pulpen digunakan untuk menandatangani berkas-berkas, mengisi formulir hingga melakukan pencatatan dengan cepat.

3. Tinta printer

Tinta printer dibutuhkan untuk operasional pencetak dokumen atau printer. Sebagian kantor memerlukan tinta printer hitam saja, sedangkan sebagian kantor lainnya membutuhkan tinta printer warna. Banyaknya tinta printer yang dibutuhkan dalam satu bulan tentunya bergantung pada intensitas penggunaan printer.

4. Kalender

Kalender dibutuhkan untuk mengetahui tanggal dan hari dengan tepat. Di perkantoran, kalender ini bisa berupa kalender dinding maupun kalender meja.

5. Amplop

Amplop dibutuhkan untuk membungkus surat-surat yang hendak dikirimkan ke relasi usaha maupun konsumen. Pada bagian atas amplop ini bisa dicetak nama perusahaan dan alamatnya dengan ukuran dan bentuk yang seragam agar berkesan rapi dan formal.

6. Stapler atau penjepit kertas

Kedua perlengkapan ini memiliki fungsi yang sama, yakni untuk menyatukan beberapa lembar kertas. Perbedaannya terletak pada cara kerjanya, stapler menyatukan beberapa kertas dengan menggunakan staple berbentuk U yang menembus kertas. Sementara itu, penjepit kertas hanya menyatukan beberapa kertas dengan cara menjepitnya. Perlengkapan ini dibutuhkan untuk surat menyurat dan juga kearsipan.

Nah, itulah alat kantor dan perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk membangun sebuah kantor. Dalam memilih peralatan dan perlengkapan kantor ini sebaiknya sesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha agar biaya yang dikeluarkan tidak tersia-sia untuk membeli peralatan atau perlengkapan yang nantinya ternyata kurang berguna.

Peralatan dan perlengkapan ini bisa diperoleh di toko-toko yang secara khusus menjual alat tulis kantor (ATK). Saat ini ada banyak toko-toko ATK online. Kehadiran toko-toko ATK online ini memudahkan untuk memenuhi kebutuhan kantor tanpa harus menghabiskan waktu untuk mendatangi toko-toko tersebut.

You May Also Like